• Veelgestelde vragen COVID-19 Arbeidsrecht

  1. Moet ik als werkgever speciale coronamaatregelen treffen?

Als werkgever moet u zorgen voor een veilige werkplek voor uw medewerkers. Volg daarom de adviezen van het RIVM op en communiceer deze met uw medewerkers.

 

  1. Mijn medewerker is ziek door het coronavirus. Moet ik zijn loon doorbetalen?

Een zieke medewerker in loondienst heeft gedurende maximaal 104 weken recht op doorbetaling van (minimaal 70% van) zijn loon. Deze regel geldt onverkort wanneer uw medewerker ziek is door het coronavirus of wanneer hij ziek is door klachten die lijken te wijzen op een coronabesmetting. Wanneer uw zieke medewerker op zijn vakantieadres in quarantaine zit, geldt deze regel ook. De dagen dat uw medewerker ziek is, gelden dan bovendien niet als vakantie- maar als ziektedagen.

 

  1. Mijn medewerker is niet ziek, maar moet vanwege het coronavirus thuis blijven (hij is verkouden of zit in quarantaine). Moet ik zijn loon doorbetalen?

Ja. Dit spreekt vanzelf indien de medewerker zijn werk vanuit huis kan oppakken. Maar ook als de medewerker zijn werk niet vanuit huis doen, moet u zijn loon doorbetalen.

 

  1. Kan ik mijn medewerker verplichten om vakantie op te nemen?

Nee. Dit is alleen anders als hierover afspraken zijn gemaakt in de arbeidsovereenkomst of de toepasselijke CAO. Daarin kan bijvoorbeeld geregeld zijn dat u een aantal dagen als verplichte vrije dagen kunt aanwijzen. Of dat u een medewerker, die een flink tegoed aan bovenwettelijke vakantiedagen heeft opgebouwd, kan verplichten een deel van dit tegoed op een voor u geschikt moment op te nemen.

In dit verband is het goed om te weten dat in 2019 opgebouwde, maar nog niet opgenomen, wettelijke vakantiedagen per 1 juli 2020 komen te vervallen. U bent als werkgever verplicht uw medewerkers tijdig voor dit verval te waarschuwen. Tijdig betekent dat de medewerker nog daadwerkelijk in staat moet zijn de vakantiedagen op te nemen. Met deze waarschuwing kunt u er indirect op aansturen dat uw medewerkers de komende periode vakantie opnemen. Bovendien voorkomt u hiermee dat een medewerker de vakantiedagen alsnog op een later moment kan opnemen. Voldoet u niet aan uw waarschuwingsplicht, dan kunt u namelijk geen beroep op het verval van de vakantiedagen doen.

 

  1. Mijn medewerker is niet ziek, maar durft uit angst voor besmetting niet op het werk te komen. Moet ik zijn loon doorbetalen?

De hoofdregel is dat bij niet-werken het loon moet worden doorbetaald, tenzij de oorzaak van het niet-werken in de risicosfeer van de medewerker ligt. Een voorbeeld van dit laatste is werkweigering. Heeft u de nodige coronamaatregelen voor uw medewerker getroffen en wil deze desondanks niet op het werk verschijnen terwijl u daar wel om vraagt? Dan kan dat mogelijk als werkweigering worden gezien. In dat geval kunt u – na een waarschuwing – het loon stopzetten.

 

  1. Mag ik de werktijden van mijn medewerkers aanpassen?

Ja, uitzonderlijke tijden vragen om uitzonderlijke maatregelen. Onder normale omstandigheden mag dit niet zomaar en betreft dit een aanpassing van arbeidsomstandigheden die alleen onder strikte voorwaarden mogelijk is. De huidige onzekere periode vraagt echter om flexibiliteit, van werkgevers maar óók van werknemers. Een argument voor aanpassing van werktijden kan bijvoorbeeld zijn het zoveel als mogelijk tegengaan verspreiding van het coronavirus onder werknemers door werknemers verschillende werktijden aan te laten houden. De overheid heeft dit argument ook aangehouden om werkgevers op te roepen om tot en met in ieder geval 28 april 2020 de werktijden van medewerkers zoveel mogelijk te spreiden. Een ander argument hiervoor kan zijn dat aanpassing van werktijden nodig is om aan de gewijzigde vraag van klanten te kunnen voldoen, denk aan de voedselindustrie die op dit moment ‘op volle toeren draait’ om aan de grotere vraag van supermarkten te kunnen voldoen of de supermarkten die geconfronteerd worden met ‘hamsterende’ klanten en extra inzet van personeel nodig hebben om lege schappen te kunnen vullen.

 

  1. Ik heb (tijdelijk) onvoldoende werk voor mijn personeel maar de loonkosten lopen wel door. Kan ik een beroep doen op de overheid voor compensatie van mijn loonkosten ?

Ja, onder voorwaarden is dit mogelijk. De overheid heeft een maatregel afgekondigd waarmee een speciaal noodfonds in het leven is geroepen, de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud (NOW). Op basis van deze maatregel kunnen werkgevers, die gedurende drie maanden ten minste een omzetverlies hebben van 20%, voor de loonkosten in die periode een substantiële tegemoetkoming aanvragen. De tegemoetkoming ziet op de periode vanaf 1 maart 2020.

Vanaf 6 april 2020 tot en met 5 juni 2020 kan een NOW-aanvraag worden ingediend via de website van het UWV: https://www.uwv.nl/werkgevers/overige-onderwerpen/now/detail/now-aanvragen ). Voor een tegemoetkoming gelden in ieder geval de volgende uitgangspunten:

  • de werkgever doet in de periode dat hij de tegemoetkoming ontvangt geen verzoek tot ontslag van medewerkers vanwege bedrijfseconomische redenen. Heeft de werkgever na 17 maart 2020 een dergelijk verzoek gedaan, dan wordt de uiteindelijke tegemoetkoming in beginsel verlaagd;
  • gedurende deze periode betaalt de werkgever het reguliere salaris van de medewerkers door;
  • de werkgever heeft gedurende 3 maanden ten minste een omzetverlies van 20%. Om de hoogte van het omzetverlies te bepalen, deelt de werkgever de totale omzet uit 2019 door vier (“de Referentieomzet”). Is de onderneming ná 1 januari 2019 gestart, dan geldt een afwijkende berekeningsmethode. De uitkomst moet vervolgens vergeleken worden met de omzet in de periodes maart-april-mei 2020 (“de Omzet”). Is de omzetdaling pas in een latere periode te zien, dan kan de werkgever voor wat betreft dit laatste punt een periode aangeven die start op 1 april 2020 of 1 mei 2020.
    De omzetdaling wordt uitgedrukt in een percentage dat als volgt wordt berekend:
    (Referentieomzet minus Omzet) / Referentieomzet;
  • Is het bedrijf een concern, dan wordt de omzetdaling van het hele concern aangehouden;
  • de hoogte van de tegemoetkoming is afhankelijk van het omzetverlies en bedraagt maximaal 90% van de loonsom, naar rato van de omzetdaling. Het UWV berekent de loonsom door het sociale verzekeringsloon te vermeerderen met een opslag van 30% voor werkgeverslasten (zoals pensioen, vakantiegeld, werkgeverspremies);
  • het salaris van een medewerker dat boven het bedrag van € 9.538,00 per maand uit komt, wordt niet gecompenseerd;
  • elke medewerker waarvoor loonaangifte wordt gedaan en die verzekerd is voor WIA, WW of ZW telt mee. Er is geen onderscheid naar contractsvorm; ook het salaris van flexwerkers wordt gecompenseerd. Voor uitzendkrachten kan het betreffende uitzendbureau een NOW-aanvraag indienen; voor payrollmedewerkers kan dit gedaan worden door de payrollwerkgever;
  • Bij de aanvraag geeft de werkgever de te verwachten omzetdaling op. Dit wordt door het UWV als uitgangspunt genomen voor de berekening van de tegemoetkoming. Voor de berekening van de loonsom in dit kader neemt het UWV de gegevens van de loonaangifte van januari (of wanneer die ontbreken: november 2019) die uiterlijk op 15 maart 2020 zijn doorgegeven automatisch over uit de loonaangifte bij de Belastingdienst. Eventueel in die maand betaalde eindejaarsuitkeringen worden uit de loonsom gefilterd;
  • het UWV verstrekt op basis van een positief beoordeelde aanvraag binnen twee tot vier weken een voorschot aan de werkgever ter hoogte van 80% van tegemoetkoming. Het voorschot wordt in drie termijnen betaald;
  • Vanaf 7 september 2020 vraagt de werkgever (voor sommige werkgevers: met behulp van een accountantsverklaring) bij het UWV vaststelling van de subsidie aan;
  • Vervolgens gaat het UWV binnen 52 weken tot eindafrekening over aan de hand van de daadwerkelijke omzetdaling en de eventuele daadwerkelijke lagere loonsom. Dat kan betekenen dat de uiteindelijke tegemoetkoming op een lager bedrag uitkomt dan voor welk bedrag een voorschot is verstrekt. Mocht later door het UWV (achteraf) worden vastgesteld dat er een te hoog voorschot is uitbetaald, zal het UWV terugbetaling van het deel van het voorschot dat niet had moeten worden uitbetaald, vorderen. Ook kan het UWV de tegemoetkoming (deels) terugvorderen of intrekken als de werkgever zich niet aan bepaalde verplichtingen houdt.

Zie voor veelgestelde vragen over de NOW de website van de Rijksoverheid: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/coronavirus-covid-19/veelgestelde-vragen-per-onderwerp/financiele-regelingen/now

Het UWV heeft ook een speciaal NOW-telefoonnummer geopend: 088-898 20 04.

 

  1. De onderneming waarvoor ik NOW wil aanvragen, is onderdeel van een concern. Het hele concern voldoet niet aan de eis van minimaal 20% omzetdaling. Wat nu?

Sinds 5 mei 2020 kunnen individuele werkmaatschappijen, van een concern dat in zijn geheel minder dan 20% omzetverlies heeft, op basis van hun individuele omzetdaling een NOW-tegemoetkoming aanvragen. Aan een dergelijke aanvraag zijn onder andere de volgende extra voorwaarden verbonden:

  • De moedermaatschappij of het groepshoofd moet verklaren dat zij over 2020 geen dividend of bonussen aan de RvB en directie uitkeert of eigen aandelen terugkoopt tot en met de datum van de aandeelhoudersvergadering waarin de jaarrekening over 2020 wordt vastgesteld;
  • De werkmaatschappij moet een akkoord hebben met de vakbond (bij 20 of meer werknemers) of een andere vertegenwoordiging van werknemers (bij minder dan 20 werknemers) over werkbehoud bij de werkmaatschappij;
  • De werkmaatschappij verricht geen bedrijfsmatige activiteiten die voor meer dan de helft bestaan uit het binnen de groep ter beschikking stellen van arbeidskrachten;
  • De andere rechtspersonen of vennootschappen in de groep voeren geen opdrachten uit die ten kosten kunnen gaan van de aanvragende werkmaatschappij.

 

  1. Ik heb bij het UWV een ontslagaanvraag gedaan voor mijn langdurig zieke medewerker. Heeft dit negatieve gevolgen voor mijn NOW-tegemoetkoming?

Onder de NOW-regeling wordt van een werkgever verwacht dat hij in de periode van 18 maart 2020 tot en met (vooralsnog) 31 mei 2020 geen ontslagaanvraag wegens bedrijfseconomische redenen doet. Doet de werkgever dit wel en trekt hij het verzoek niet binnen vijf dagen in, dan sanctioneert het UWV dit met een boete, die in mindering wordt gebracht op de (uiteindelijke) tegemoetkoming.

Deze boeteregel geldt niet voor een ontslagaanvraag na twee jaar onafgebroken ziekte. Een dergelijke aanvraag wordt niet gesanctioneerd onder de NOW-regeling. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld een ontbinding van de arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden of een opzegging tijdens een proeftijd. Alleen een officiële ontslagaanvraag om bedrijfseconomische redenen via het UWV wordt met een boete gesanctioneerd.

Let wel op het volgende: het voorschot op de NOW-tegemoetkoming wordt bepaald op basis van de loonsom van januari 2020 (of bij gebreke daarvan: november 2019). Bij de uiteindelijke vaststelling houdt het UWV evenwel rekening met de daadwerkelijke loonsom over de periode 1 maart 2020 tot en met 31 mei 2020. Valt deze daadwerkelijke loonsom door het ontslag van uw medewerker lager uit dan de loonsom in januari 2020, dan bestaat het risico dat het UWV concludeert dat er aanvankelijk een te hoog voorschot is betaald en zij het te veel betaalde terugvordert.

 

  1. Binnenkort moet ik vakantiegeld aan mijn medewerkers uitbetalen. Wordt dit ook gecompenseerd door de NOW-tegemoetkoming?

In de NOW-tegemoetkoming zit een opslag van 30% verdisconteerd voor werkgeverslasten, waaronder de opbouw van vakantiegeld. Deze opslag ziet slechts op de opbouw van het vakantiegeld over de maanden maart, april en mei 2020. Het overige deel van het vakantiegeld wordt niet door de NOW-tegemoetkoming gecompenseerd.

 

  1. De huidige NOW-regeling geldt tot en met 31 mei 2020. Na die datum verwacht ik (ook) omzetverlies. Kan ik na 31 mei 2020 nog een beroep op de NOW doen?

Het kabinet heeft een verlenging van de NOW aangekondigd. Deze houdt in dat een werkgever vanaf 6 juli tot en met 31 augustus 2020 een NOW-tegemoetkoming kan aanvragen voor de maanden juni, juli en augustus 2020. De systematiek blijft daarbij ongewijzigd. Wel kent de verlengde NOW-regeling een aantal wijzigingen:

  • de opslag voor werkgeverslasten, waaronder de opbouw van vakantiegeld, wordt verhoogd van 30% naar 40%;
  • de referentiemaand voor het berekenen van de tegemoetkoming wordt maart 2020;
  • deze maand zal ook als referentiemaand gaan gelden voor de uiteindelijke vaststelling van de NOW-aanvragen onder de eerste versie van de regeling wanneer blijkt dat de loonsom in de maanden maart- mei 2020 hoger is dan drie maal de loonsom van januari 2020 (bijv. bij seizoensbedrijven, die eerder een afwijzing op hun aanvraag hebben ontvangen doordat zij in januari 2020 geen loonsom hadden);
  • bij de uiteindelijke vaststelling van de tegemoetkoming wordt gekeken naar de daadwerkelijke omzetverlies en loonsom in juni, juli en augustus 2020;
  • subsidies die ondernemers ontvangen in het kader van de coronacrisis tellen mee als omzet;
  • een bedrijf dat gebruik maakt van de NOW mag over 2020, tot en met de aandeelhoudersvergadering in 2021 waarin de jaarrekening van 2020 wordt vastgesteld, geen winst uitkeren aan aandeelhouders, geen bonussen betalen aan het bestuur en de directie en geen eigen aandelen inkopen;
  • bedrijven verklaren bij de aanvraag dat zij zullen overleggen met de vakbonden indien zij voor meer dan 20 werknemers ontslag wegens bedrijfseconomische redenen willen aanvragen. Ook verklaren zij dat zij werknemers zullen stimuleren om aan bij- en omscholing te zullen doen. Ter ondersteuning biedt de overheid in de periode juli 2020- eind 2020 het pakket “NL leert door” aan;
  • de ontslagboete bij ontslag wegens bedrijfseconomische redenen komt te vervallen. Het gaat dan om ontslagaanvragen die in de periode van 1 juni tot en met 31 augustus 2020 zijn gedaan bij het UWV.

 

  1. Door de financiële gevolgen van de coronacrisis kan ik mogelijk niet op tijd het vakantiegeld aan mijn medewerkers betalen. Wat nu?

Ook tijdens de coronacrisis dient u in principe het gehele bedrag aan opgebouwd vakantiegeld op het gebruikelijke tijdstip aan uw medewerkers uit te betalen. Volgens de wet dient het vakantiegeld dat is opgebouwd over de periode juni 2019 tot en met mei 2020 uiterlijk op 30 juni 2020 te worden uitbetaald. In de arbeidsovereenkomst met de medewerker of de toepasselijke CAO kan een ander tijdstip zijn bepaald.

Vreest u dat u vanwege de huidige crisis niet op het afgesproken tijdstip het vakantiegeld kan uitbetalen, dan kunt u per medewerker afspreken dat u dit jaar eenmalig het vakantiegeld op een later tijdstip of in termijnen betaalt. Het is verstandig om deze afspraak schriftelijk vast te leggen en door iedere medewerker te laten ondertekenen. De afspraak is namelijk alleen geldig als de medewerker voor het later- of in termijnen uitbetalen van het vakantiegeld zijn toestemming heeft gegeven.

 

  1. Ik heb werktijdverkorting voor mijn medewerkers aangevraagd. Wordt deze aanvraag nog (verder) behandeld, gezien de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud?

De NOW- maatregel vervangt de regeling inzake werktijdverkorting (WTV). Er kunnen dan ook geen nieuwe aanvragen voor werktijdverkorting meer worden ingediend.

Loopt uw aanvraag tot werktijdverkorting nog, dan zal deze op grond van de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkbehoud worden afgewikkeld.
Heeft u al een vergunning tot werktijdverkorting gekregen, dan gelden voor de duur van de vergunningsperiode de regels inzake werktijdverkorting.

 

  1. Kan ik tijdelijk de werkzaamheden / werklocatie van mijn medewerkers wijzigen als gevolg van de coronacrisis?

U kunt als werkgever (tijdelijk) de werklocatie van uw medewerkers wijzigen als u daarbij een ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ heeft. Hiervan zou sprake kunnen zijn als één van uw locaties of afdelingen moet sluiten vanwege de coronacrisis en u die medewerkers op een andere locatie kunt laten werken. U moet daarbij wel rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van uw medewerkers, bijvoorbeeld door medewerkers die verder moeten reizen een (hogere) reiskostenvergoeding aan te bieden. Ook kunt u de werkzaamheden van uw medewerkers voor de duur van de crisis wijzigen. In de huidige omstandigheden mag namelijk van een medewerker verwacht worden dat hij redelijke instructies van zijn werkgever om andere taken te verrichten, opvolgt.

 

  1. Door de coronacrisis ontstaat er vertraging in het re-integratietraject van mijn zieke medewerker. Heeft dit gevolgen met het oog op de beoordeling hiervan door het UWV ?

De coronacrisis ontslaat werkgevers en medewerkers niet van de inspanningsverplichting om re-integratiemogelijkheden te onderzoeken en een dossier hierover bij te houden. Dit betekent dat ook tijdens de coronacrisis de re-integratie van zieke medewerkers dient door te lopen.

Vraagt de werknemer na de verplichte loondoorbetalingstermijn van 104 weken een WIA aan, dan toetst het UWV eerst of de re-integratie-inspanningen van de werkgever voldoende zijn geweest. Dit toetst het UWV aan de hand van de Werkwijze Poortwachter. Op 31 maart 2020 heeft het UWV hierbij een Addendum uitgegeven, speciaal gericht op coronacrisis. Kort gezegd houdt dit addendum in dat het UWV bij haar beoordeling van de re-integratie-inspanningen van de werkgever op de volgende punten rekening houdt met de coronacrisis:

  • Oordeelt het UWV dat het re-integratieverslag (RIV) niet compleet is en kan de werkgever door Covid-19 niet alsnog binnen 5 dagen de ontbrekende informatie aanleveren, dan weegt het UWV af of de argumenten van de werkgever hiervoor plausibel zijn. Zo ja, dan legt het UWV geen administratieve loondoorbetalingsverplichting aan de werkgever op en worden de re-integratie-inspanningen beoordeeld op basis van de aanwezige informatie.
  • Geeft de werkgever aan dat hij door Covid-19 bepaalde re-integratie-inspanningen niet heeft kunnen verrichten, dan weegt het UWV of dit een deugdelijke reden is voor het nalaten van de inspanningen. Zo nee, dan legt het UWV een loondoorbetalingsverplichting op.
  • Geeft de werkgever echter aan dat de nagelaten inspanningen niet hersteld kunnen worden, bijvoorbeeld doordat zijn bedrijf gesloten is en er geen mogelijkheid tot passende arbeid thuis is, dan wordt geen loondoorbetaling aan de werkgever opgelegd.
  • Heeft het UWV een loondoorbetalingsverplichting opgelegd, maar meent de werkgever dat de herstel-inspanningen stagneren door Covid-19, dan kan de werkgever een bekortingsverzoek Loondoorbetaling aanvragen. Vindt het UWV de argumenten van de werkgever plausibel, dan wordt de loondoorbetalingsverplichting beëindigd en wordt de WIA-beoordeling opgestart.
  • Alvorens het UWV een loondoorbetalingsplicht oplegt aan de werkgever, wordt het voornemen hiertoe getoetst door de Landelijke Loonsanctie Commissie (LLC). De LLC toetst onder andere of de loondoorbetalingsverplichting, in het licht van de huidige coronacrisis, redelijk is. Maandelijks zal er een rapport verschijnen waaruit blijkt in welke gevallen, ondanks de coronacrisis, toch een loondoorbetalingsplicht is opgelegd.

 

  1. Mag ik een nieuwe medewerker ontslaan in de proeftijd vanwege corona?

Ja, tijdens de proeftijd mag u medewerkers ontslaan als  door de maatregelen tegen corona het werkaanbod voor deze nieuwe medewerker wegvalt.

Als het gaat om juridische advisering bij ICT zaken heb ik NexaVelo leren kennen als een advocatenkantoor met korte lijnen en to the point advies tegen een scherpe prijsstelling. ...

Ad Linssen, CFO XS2TheWorld B.V. Meer testimonials